發(fā)布時(shí)間：2014-04-08 13:39:34
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開會(huì)，是職場生活的必不可少的一個(gè)重要組成部分。而在大大小小的會(huì)議上，總會(huì)潛伏著這樣一些"殺手"：他們生硬地打斷討論話題，一個(gè)接一個(gè)拋出餿主意，同時(shí)扼殺掉可能出現(xiàn)的好創(chuàng)意，啰里啰唆地讓人覺得快窒息了。這些人在會(huì)議中習(xí)慣性跑題、收郵件發(fā)短信、推翻已經(jīng)達(dá)成的決策，或者用其他方式找麻煩。即使高明的管理者也不得不采取一些非常手段，以確保會(huì)議的正常進(jìn)行：比如用巧克力等小零食塞住他們的嘴，或者奉以如冰的冷漠讓他們自知沒趣。
一、"會(huì)議殺手"側(cè)寫
在開會(huì)其間"一心多用"是很正常的，除非老板下令，禁止員工攜帶電子設(shè)備開會(huì)，或者安排出一段特殊的"茶歇"時(shí)間，允許大家使用高科技產(chǎn)品。否則，幾乎每個(gè)人都會(huì)在會(huì)議上發(fā)發(fā)短信、收收郵件或者做點(diǎn)其他什么事。然而相比于那些真正的會(huì)議殺手，這并不算什么。
"會(huì)議殺手"的表現(xiàn)之一是唱反調(diào)。"那些唱反調(diào)的人就是--無論你提出什么方案，他們總認(rèn)為行不通。"Dana Brownlee說。作為亞特蘭大Professionalism Matters企業(yè)培訓(xùn)公司的創(chuàng)辦人，Brownlee說她的應(yīng)對策略之一，是在會(huì)議之前帶那些一向喜歡唱反調(diào)的人去吃午飯，讓他們在飯桌上發(fā)泄，然后盡可能在會(huì)議桌上達(dá)成一致。一旦會(huì)議開始，她就定下規(guī)矩：任何唱反調(diào)者都被要求在質(zhì)疑的同時(shí)提出一個(gè)解決方案。
會(huì)議上另外一類"問題人物"是那些沉默不語的人，Brownlee女士說。"他們可能是坐在會(huì)議室后排的那些安靜的人，一旦會(huì)議結(jié)束，他們就會(huì)出現(xiàn)在茶水間，想方設(shè)法給你添亂。"Brownlee女士的應(yīng)對策略是，在會(huì)議期間特意讓這些人發(fā)表意見，以便獲得他們的反饋信息。
對于最棘手的"會(huì)議殺手"--喜歡東拉西扯的跑題者，Brownlee有時(shí)候會(huì)在會(huì)議桌的中間擺上一個(gè)玩偶，她告訴與會(huì)者，"無論什么時(shí)候，只要有人覺得會(huì)議跑題了，就把這個(gè)玩偶拿在手里。"這樣可以讓與會(huì)者在不打斷會(huì)議進(jìn)程的情況下表達(dá)不滿。
二、和"會(huì)議殺手"過招
對于自己曾在會(huì)議上取得的巨大勝利，女性網(wǎng)站SheNow.org的創(chuàng)建者兼首席執(zhí)行長Brenna Smith至今津津樂道。數(shù)年前的一次會(huì)議上，她正在向新任老板及10個(gè)同事做PPT演示，話說到一半時(shí)，一位同事忽然站起身走到會(huì)議室的前面提出質(zhì)疑，說她的想法根本行不通。
為了表示自己可以堅(jiān)守自己的觀點(diǎn)，Smith女士回敬對方道："我認(rèn)為您說得非常好，但是我想先把我要說的說完，以便我們能夠討論我的方案，之后有時(shí)間的話，我們可以再討論您的。"之后會(huì)議室陷入安靜，這位同事回到了自己的位子上。直到會(huì)議結(jié)束，與會(huì)者也沒有時(shí)間來討論這位同事的提案，而Smith女士的方案則被順利采納。
喜歡閑談跑題的人對于會(huì)議的"殺傷力"相當(dāng)之大。美國明尼阿波利斯的項(xiàng)目管理顧問SamirPenkar，去年時(shí)曾在一家保險(xiǎn)公司主持20個(gè)員工的每日例會(huì)，而其中有兩個(gè)與會(huì)者總是喜歡跑題。因此，Penkar開始帶著巧克力來開會(huì)，"在開會(huì)其間，如果有任何一個(gè)人開始閑扯，我就遞給他一塊巧克力。"他說。
在兩周多的時(shí)間中，Penkar先生將這一策略重復(fù)了6次，直到員工們學(xué)會(huì)了嚴(yán)格遵守會(huì)議議程。
作為達(dá)拉斯職業(yè)與職場咨詢公司People Results的首席執(zhí)行官，Patti Johnson說為了確保會(huì)議順利進(jìn)行，會(huì)議的主持者有時(shí)會(huì)在討論開始之前預(yù)留一段時(shí)間，讓唱反調(diào)的人提出異議和質(zhì)疑，然后引導(dǎo)整個(gè)團(tuán)隊(duì)調(diào)整模式，集中精力達(dá)成共識(shí)。
在Johnson女士數(shù)年前參加的一個(gè)會(huì)議中，與會(huì)者幾乎要對一個(gè)新項(xiàng)目達(dá)成共識(shí)了，然而，一位高級經(jīng)理把這一切全推翻了。"她問了一個(gè)幾乎沒辦法回答的問題。"Johnson女士說，"那使得發(fā)言者開始動(dòng)搖。"這位經(jīng)理下屬的15位同事也很沮喪，他們反問那位高級經(jīng)理，"你為什么在這個(gè)節(jié)骨眼上才提出異議?你不能早點(diǎn)提嗎?"但是反對者的意見足以讓項(xiàng)目擱淺--那似乎正是令反對者滿意的結(jié)果。
三、被會(huì)議浪費(fèi)的生命
隨著科技的進(jìn)步和對于效率的注重，辦公室各項(xiàng)事務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)被要求比以往更加順暢。開會(huì)的目的，原本是以創(chuàng)意解決問題，同時(shí)涌現(xiàn)出最好的點(diǎn)子--但事實(shí)上，那僅僅是理想。即使最出色的管理者，其中的一部分人也未必能駕馭會(huì)議。
Opinion Matters公司上個(gè)月發(fā)布的一項(xiàng)調(diào)查結(jié)果顯示，英國的職場人平均每周花費(fèi)4個(gè)小時(shí)用來開會(huì)，然而他們認(rèn)為，會(huì)議中一半以上的時(shí)間都是浪費(fèi)。Opinion Matters是一家位于倫敦的市場調(diào)查公司，此項(xiàng)調(diào)查是為愛普生公司與經(jīng)濟(jì)和商業(yè)研究中心(Centrefor Economicsand Business Research)所做的，前者是辦公室打印機(jī)和投影儀生產(chǎn)商，后者是一家經(jīng)濟(jì)咨詢公司，調(diào)查對象為1000名員工。
"開不完的會(huì)"位列"職場中浪費(fèi)時(shí)間的事"榜單首位--這是職業(yè)網(wǎng)站Salary.com今年就工作時(shí)間耗費(fèi)情況所做的一項(xiàng)獨(dú)立研究的結(jié)果，所調(diào)查的3164名員工中，47%的人贊同上述觀點(diǎn)。而在2008年，這一比例只有42%，且"開不完的會(huì)"和"等待同事完成你需要的工作"并列榜單第三(第一是"替同事'救火'"，第二是"應(yīng)付辦公室政治")。
廣告代理公司經(jīng)理Bill Shelton承認(rèn)，他和這一行業(yè)中的一些人"有辦法拖延會(huì)議，嘩眾取寵，并且掌控其他人的注意力。""推銷作品就是我們工作的一部分--正如我們在開會(huì)時(shí)所做的那樣。"他說。
為了使會(huì)議不至于拖延過久，Shelton說他之前所在公司的老板有奇特的對策："他特意將會(huì)議桌放置在空調(diào)出風(fēng)口的下方。在會(huì)議開始前的一個(gè)小時(shí)，他會(huì)把空調(diào)溫度調(diào)低到10攝氏度左右，然后在員工到達(dá)時(shí)會(huì)議室時(shí)告訴他們'把外套放在門口'。由此，我們開了有史以來最有效率、最有成效的會(huì)議，因?yàn)槊總�(gè)人都專心于談?wù)撜}，只是想趕緊離開這個(gè)'冷凍間'"。如今，Shelton先生已經(jīng)成為位于圣路易斯的廣告代理公司LeftFieldCreative的總裁。
四、怎樣使會(huì)議變得更有成效?
1.按照企業(yè)高管、會(huì)議策劃師及培訓(xùn)師的意見制定明確的會(huì)議議程，讓每一個(gè)與會(huì)者都知道開會(huì)是為了什么。
2.禁止與會(huì)者攜帶電子設(shè)備，或安排出單獨(dú)的"茶歇"時(shí)間，讓與會(huì)者處理郵件、短信和電話。
3.當(dāng)與會(huì)者閑聊或跑題時(shí)，及時(shí)把他們拉回正題。
4.提前向沉默的與會(huì)者發(fā)問，獲取他們明確的意見。
5.在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候讓與會(huì)者輪流發(fā)言，確保每個(gè)人都能表達(dá)自己的意見。
6.提前詢問反對意見，確保這些異議不會(huì)在后面影響討論。
7.限制幻燈片演示的時(shí)間，超時(shí)即止。
8.有人演講時(shí)間過長或與旁人交頭接耳時(shí)，及時(shí)制止。
9.設(shè)定一個(gè)會(huì)議結(jié)束時(shí)間，并且嚴(yán)格遵守它。