發(fā)布時(shí)間：2014-03-11 14:14:36
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1、問(wèn)清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)與減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)
我從早忙到晚，但是沒(méi)有一件事情是完成的。我這么的拚命，結(jié)果卻是白忙一場(chǎng)，沒(méi)有什么成果。感覺(jué)自己一直被工作追著跑。我到底在忙些什么呢？”你的忙亂不是因?yàn)楣ぷ魈�，而是因�(yàn)闆](méi)有重點(diǎn)、目標(biāo)不清楚，所以才讓工作變得愈來(lái)愈復(fù)雜，時(shí)間愈來(lái)愈不夠用。
你的一天只有1440分鐘，你能完成多少的工作？在信息龐雜、速度加快的職場(chǎng)環(huán)境，我們必須在愈來(lái)愈少的時(shí)間內(nèi)，完成愈來(lái)愈多的事情。在如今愈趨復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，“保持簡(jiǎn)單”是最好的應(yīng)對(duì)原則�！昂�(jiǎn)單”來(lái)自于清楚的目標(biāo)與方向，你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。這正是生涯顧問(wèn)專家比爾·詹森(Bill Jensen)給所有工作者的衷心建議。
追求簡(jiǎn)單，解決效率低落問(wèn)題
目前擔(dān)任溝通管理顧問(wèn)公司詹森集團(tuán)(Jensen Group)總裁兼執(zhí)行長(zhǎng)的比爾·詹森，自1992年開(kāi)始至今，持續(xù)進(jìn)行一項(xiàng)名為“追求簡(jiǎn)單”(The Search for Simpler Way)的研究調(diào)查，長(zhǎng)期觀察企業(yè)員工的工作模式，探討造成工作過(guò)量、效率低落的原因。最初的調(diào)查對(duì)象包括了來(lái)自460家企業(yè)的2500名人士，持續(xù)至今已經(jīng)擴(kuò)大到1000家企業(yè)，人數(shù)達(dá)到35萬(wàn)人，其中包括了美國(guó)銀行(Bank of America)、花旗銀行(Citibank)、默克(Merck)、與迪士尼(Walt Disney)等知名的大型企業(yè)。
2001年，詹森出版了第一本書(shū)《簡(jiǎn)單就是力量》(Simplicity)，甫上市立即登上了《紐約時(shí)報(bào)》(New York Times)的暢銷書(shū)排行榜，引起了熱烈的回響。今年11月，他再度推出最新著作《簡(jiǎn)單工作，成就無(wú)限》(The Simplicity Survival Handbook)，更得到了《出版人周刊》(Publishers Weekly)的推薦。
這次詹森將“簡(jiǎn)單”的概念運(yùn)用到日常的工作實(shí)務(wù)上。根據(jù)他多年的研究調(diào)查結(jié)果，現(xiàn)代人工作變得復(fù)雜而沒(méi)有效率的最重要原因就是“缺乏焦點(diǎn)”。因?yàn)椴磺宄繕?biāo)，總是浪費(fèi)時(shí)間重復(fù)做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關(guān)鍵的訊息，卻浪費(fèi)太多時(shí)間在不重要的訊息上；抓不到重點(diǎn)，必須反復(fù)溝通同樣的一件事情。
“少做一些，不是要你把事情推給別人或是逃避責(zé)任，而是當(dāng)你焦點(diǎn)集中、很清楚自己該做哪些事情時(shí)，自然就能花更少的力氣，得到更好的結(jié)果，”詹森在接受最新一期的《快速企業(yè)》(Fast Company)雜志訪問(wèn)時(shí)如此說(shuō)道。換句話說(shuō)，目標(biāo)清楚、掌握重點(diǎn)、做好溝通，是簡(jiǎn)單工作的不二法門。
以下我們整理出10種最實(shí)用的簡(jiǎn)單工作的方法，提供給你作為參考。
通常的情況是，你不知道自己應(yīng)該做什么：這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的工作會(huì)有什么樣的影響？這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的意義是什么？當(dāng)你厘清了所有的問(wèn)題后，再開(kāi)始工作。
你必須理清的問(wèn)題包括：
——我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？
目標(biāo)清楚不是要對(duì)方跟你解釋公司的目標(biāo)或是策略，而是這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的意義是什么，公司的目標(biāo)與你個(gè)人目標(biāo)之間的關(guān)聯(lián)是什么。如果老板重新設(shè)定公司未來(lái)一年的營(yíng)運(yùn)策略與目標(biāo)，你可以問(wèn)說(shuō)：“我的工作目標(biāo)應(yīng)該做出哪些調(diào)整？是否有必要改變現(xiàn)在的工作方式？”
舉例來(lái)說(shuō)，如果公司預(yù)計(jì)提升10％的營(yíng)業(yè)額，那么行銷部門必須達(dá)成什么樣的部門目標(biāo)或是個(gè)別業(yè)務(wù)員必須達(dá)到多少的業(yè)績(jī)，才能完成公司整體的目標(biāo)。
——可否建議我，要從哪個(gè)地方開(kāi)始？
你要知道的不是工作細(xì)節(jié)的問(wèn)題，而是要確定大致的方向與優(yōu)先級(jí)。例如，應(yīng)該先確認(rèn)好哪些事項(xiàng)，才能開(kāi)始進(jìn)行后續(xù)的作業(yè)；哪些事情應(yīng)該排在最后，以避免其它流程的變動(dòng)而必須一再的重做；各項(xiàng)流程之間應(yīng)如何協(xié)調(diào)與整合等等。
——我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成？
可以尋求主管的建議，在過(guò)程中有可能犯下哪些錯(cuò)誤或是疏失，應(yīng)該要如何避免；根據(jù)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，曾經(jīng)發(fā)生過(guò)哪些意料之外的情形，必須預(yù)做準(zhǔn)備。這樣可以大幅減少不必要的錯(cuò)誤嘗試，當(dāng)然更能增加成功的機(jī)會(huì)。
——有哪些可用的工具與資源？
你應(yīng)該先了解公司有哪些既有的資源可以應(yīng)用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效規(guī)劃自己的時(shí)間以及工作進(jìn)度。
2、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度
對(duì)于許多人來(lái)說(shuō)，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情，你總是擔(dān)心：
——會(huì)不會(huì)因此丟了工作？
——我和同事之間的友誼是否就此結(jié)束？
——老板有可能接受嗎？
拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況，你必須對(duì)自己負(fù)責(zé)，管理自己的時(shí)間與工作，不應(yīng)讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。
在決定你該不該答應(yīng)對(duì)方的要求時(shí)，應(yīng)該先問(wèn)問(wèn)自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對(duì)我才是最好的？”你必須考慮，如果答應(yīng)了對(duì)方的要求是否會(huì)影響既有的工作進(jìn)度，而且因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌耍慷绻愦饝?yīng)了，是否真的可以達(dá)到對(duì)方要求的目標(biāo)？
一旦有了決定之后，該怎么拒絕呢？如果是比較熟識(shí)的同事、朋友，或是完全不相識(shí)的人，最好是直接了當(dāng)?shù)恼f(shuō)：“抱歉，幫不上忙，”或是“現(xiàn)在真的很忙，抽不出時(shí)間。”不要多費(fèi)唇舌，也不需要解釋一堆的理由，只要簡(jiǎn)單的一兩句話就可以。而且必須在當(dāng)下直接回絕，不要拖延一兩天才說(shuō)出你的決定。不要考慮太多，寶貴的時(shí)間應(yīng)該花費(fèi)在以下提到的另一種情況。
如果是面對(duì)客戶或是比較不熟識(shí)的其它部門同事，就應(yīng)該采取比較間接委婉的方法。你要考慮的問(wèn)題是：要如何響應(yīng)才能維持更好的關(guān)系，建立未來(lái)合作的基礎(chǔ)？
首先，你要說(shuō)明為何無(wú)法答應(yīng)的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是幫助對(duì)方找到另一個(gè)更好的解決方法，有沒(méi)有可能找到其它人幫忙。讓對(duì)方覺(jué)得你不是在推卸責(zé)任，而是真的想幫助他解決問(wèn)題。
這時(shí)候的回答不再是“是”與“否”的問(wèn)題，而是溝通與對(duì)話的過(guò)程。你不是拒絕對(duì)方，而是與對(duì)方溝通解決的方法。溝通的過(guò)程也同樣讓對(duì)方了解你實(shí)際的工作情況，而不會(huì)無(wú)緣無(wú)故的一再找上你，請(qǐng)求你的幫忙。
3、主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級(jí)，可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)
“手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆的工作，實(shí)在是沒(méi)道理�！钡怯袥](méi)有可能問(wèn)題是出在你自己身上？你有沒(méi)有適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)真實(shí)的情況？如果你不說(shuō)出來(lái)，老板就會(huì)以為你有時(shí)間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。
你當(dāng)然不可能同時(shí)完成這么多的工作，為什么不主動(dòng)的幫助老板訂出工作的優(yōu)先級(jí)。你不是不做，但是凡事有先有后。你可以事先衡量哪些工作可以為公司帶來(lái)最大的效益，必須優(yōu)先處理。然后列出手中有哪些工作正在進(jìn)行，需要哪些支持才能在期限內(nèi)完成。
當(dāng)你做好以上的準(zhǔn)備時(shí)，再開(kāi)始與老板面對(duì)面討論，你可以問(wèn)說(shuō)：“未來(lái)幾天或幾星期內(nèi)必須先達(dá)成哪三個(gè)目標(biāo)？”或是直接告訴他：“我已經(jīng)先排定未來(lái)幾天應(yīng)該要優(yōu)先完成的工作項(xiàng)目，想聽(tīng)聽(tīng)你的建議？”總而言之，把短期內(nèi)應(yīng)該先完成、而且你有能力完成的工作項(xiàng)目確定下來(lái)。這樣不僅可以減少自己的工作負(fù)擔(dān)，更可以提醒老板，讓他了解你的實(shí)際工作量。
最后提醒一點(diǎn)，討論的過(guò)程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場(chǎng)思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問(wèn)題，而不是把問(wèn)題推給主管。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問(wèn)題。
4、報(bào)告時(shí)要有自己的觀點(diǎn)，只需少量的信息即可讓老板感到滿意
多數(shù)人在向主管或是老板報(bào)告時(shí)，總是擔(dān)心信息不夠多，“萬(wàn)一老板問(wèn)起來(lái)，答不出來(lái)，該怎么辦？”根據(jù)商業(yè)心理顧問(wèn)公司(Psychology for Business)的心理學(xué)家約翰·維佛(John Weaver)所進(jìn)行的研究顯示，有10％到15％的人在面對(duì)老板時(shí)會(huì)有恐懼的心理，而且如果向老板報(bào)告時(shí)手中的資料不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會(huì)更多。
其實(shí)，這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會(huì)變得沒(méi)有重點(diǎn)，如果又缺乏解釋，對(duì)于老板一點(diǎn)幫助也沒(méi)有�！皟�(nèi)容精簡(jiǎn)、切中要點(diǎn)，最重要的是能夠幫助我快速的做決策，”這是詹森訪問(wèn)多位資深主管對(duì)于演示文稿內(nèi)容的要求時(shí)，所得到的一致結(jié)論。
你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點(diǎn)，而不是模棱兩可的描述。如果你是老板的話，你會(huì)做出什么樣的決定：新產(chǎn)品上市的最佳時(shí)機(jī)是什么時(shí)候？該不該跟隨競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手降價(jià)，還是要逆勢(shì)操作？
此外，向老板報(bào)告時(shí)，要能精準(zhǔn)的掌控時(shí)間，你要有心理準(zhǔn)備，在報(bào)告的過(guò)程中必定會(huì)被打斷，老板可能得先接個(gè)電話，或是提出一些問(wèn)題，必須花時(shí)間說(shuō)明與討論。所以，如果你有30分鐘的時(shí)間，只要準(zhǔn)備10分鐘的報(bào)告內(nèi)容，不僅可以避免超出時(shí)間，而且可以替老板省下更多的時(shí)間，更能顯現(xiàn)出你的工作效率。
如果報(bào)告的主題是關(guān)于長(zhǎng)期的規(guī)劃，要記�。哼^(guò)去以及未來(lái)的90天是最重要的。如果你要制作10頁(yè)的演示文稿，報(bào)告未來(lái)一年的年度規(guī)劃，未來(lái)90天的計(jì)劃應(yīng)該占9頁(yè)的內(nèi)容，需要詳細(xì)的說(shuō)明，至于其余的部分只要1頁(yè)就可以。
此外，如果你希望得到老板的支持，必須清楚、直接、而且是簡(jiǎn)明扼要。不要讓老板覺(jué)得你只是想偷懶，把責(zé)任推給老板。舉例來(lái)說(shuō)，如果你希望老板支持你的提案，你應(yīng)該條列已經(jīng)完成的工作項(xiàng)目，而后提出未來(lái)30到60天之內(nèi)需要老板協(xié)助的事項(xiàng)：例如，他可能要參加哪些會(huì)議、參加會(huì)議的人員有哪些、他需要公開(kāi)向所有員工宣布哪些事項(xiàng)等等。
5、演示文稿時(shí)增加互動(dòng)的機(jī)會(huì)，可縮短演示文稿的內(nèi)容與報(bào)告的時(shí)間
PowerPoint的發(fā)明，讓我們有了更方便的溝通工具，但事實(shí)上也占據(jù)了不少的工作時(shí)間。每一年每一個(gè)人制作的演示文稿數(shù)目不斷的在增加，制作演示文稿所要花費(fèi)的時(shí)間也是有增無(wú)減。在詹森的研究調(diào)查中，最高的紀(jì)錄是，25分鐘的議程總共有108頁(yè)的PowerPoint。有多少人能記得108頁(yè)的內(nèi)容？
一份好的演示文稿，必須能產(chǎn)生影響力，改變對(duì)方的決定。在制作演示文稿時(shí)，我們時(shí)常忘了聽(tīng)眾的存在。真正成功的演示文稿在于清楚而正確的傳達(dá)訊息，創(chuàng)造溝通與對(duì)話的機(jī)會(huì)，進(jìn)而讓對(duì)方因?yàn)槟愕难菔疚母鍍?nèi)容而改變思維、決策、或是行動(dòng)。因此，重點(diǎn)不在于演示文稿，而是溝通的品質(zhì)。你不只是“報(bào)告”，而是要引發(fā)雙向的對(duì)話，試圖影響對(duì)方。
在做任何的演示文稿之前，你必須思考以下三點(diǎn)原則：
——你希望聽(tīng)眾聽(tīng)完演示文稿之后記得哪些重點(diǎn)？
——聽(tīng)眾會(huì)有什么樣的感受？
——你希望他們聽(tīng)完演示文稿之后有什么樣的決定？
接下來(lái)就是實(shí)際的制作問(wèn)題了。最好的開(kāi)始方式，就是把聽(tīng)眾想知道的重點(diǎn)轉(zhuǎn)換為問(wèn)題，這樣不僅可以立即吸引聽(tīng)眾的注意力，更可以大幅減輕你的工作負(fù)擔(dān)。演示文稿的過(guò)程不應(yīng)只有你一個(gè)人在說(shuō)話，提出問(wèn)題，可以讓你和觀眾有互動(dòng)的機(jī)會(huì)。這樣一來(lái)，50分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備30分鐘的演示文稿內(nèi)容，其余的時(shí)間應(yīng)該是與聽(tīng)眾互動(dòng)的時(shí)間。
舉例來(lái)說(shuō)，在解釋產(chǎn)品策略時(shí)，不是滔滔不絕的解釋策略的第一點(diǎn)、第二點(diǎn)、第三點(diǎn)……，而是提出問(wèn)題：我們的產(chǎn)品對(duì)你們有什么好處？可以為你的部門帶來(lái)哪些改變？
每一次的演示文稿都必須有一頁(yè)的內(nèi)容摘要，不是要列出報(bào)告的重點(diǎn)，而是簡(jiǎn)要敘述這份報(bào)告所要傳達(dá)的最重要訊息。此外，一頁(yè)一個(gè)重點(diǎn)，這樣才能讓他們印象深刻，而且真正的去思考你所說(shuō)的內(nèi)容。過(guò)多的訊息，只會(huì)讓聽(tīng)眾感覺(jué)無(wú)聊，甚至記不得你說(shuō)了些什么，等于是一次失敗的演示文稿。
6、有效過(guò)濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的訊息上
電子郵件以及實(shí)時(shí)通訊技術(shù)是一種幸福，同樣也是一種詛咒。因?yàn)樗憧梢钥吹饺澜�，也因�(yàn)樗惚浑s亂、沒(méi)有焦點(diǎn)、不必要的訊息給淹沒(méi)了。你應(yīng)該要做的是知道何時(shí)要該關(guān)閉你的虛擬溝通之門。
賈德納市場(chǎng)研究公司(Gartner Research)認(rèn)為，現(xiàn)代人無(wú)可避免的陷入了所謂的“無(wú)所不在的連結(jié)”(pervasive connectivity)的迷思，你讓所有人在任何時(shí)間都可以接觸到你。不僅是電子郵件，包括手機(jī)、實(shí)時(shí)簡(jiǎn)訊等等。這些科技讓我們可以實(shí)時(shí)的溝通，我們也自然而然的覺(jué)得必須隨時(shí)讓人找得到、必須響應(yīng)每一件事情、必須立即完成每一件事情。所有人都因?yàn)檫@種不切實(shí)際的期待而工作過(guò)量、過(guò)度消耗自己。
垃圾郵件的泛濫或許是原因之一，但更重要的是，我們不知道要如何利用客觀的標(biāo)準(zhǔn)快速有效的過(guò)濾以及編輯大量的信息，花費(fèi)太多時(shí)間在不重要的信件上，真正需要你注意的卻被遺漏了。
正確的過(guò)濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒(méi)有讓你覺(jué)得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50％的郵件。
第二步開(kāi)始迅速瀏覽其余的每一封信件內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如2星期內(nèi))你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25％的信件。
前兩個(gè)步驟所花費(fèi)的時(shí)間不應(yīng)超過(guò)10分鐘�，F(xiàn)在你的信箱應(yīng)該只剩下25％的信件，但是并不表示你必須全部保留剩下來(lái)25％的信件。你必須判斷這封信件：
——是否與你現(xiàn)在的工作內(nèi)容有關(guān)
——是否有提到你必須完成哪些事
——是否有說(shuō)明應(yīng)達(dá)成什么樣的目標(biāo)
——是否有列出可使用的資源
如果不符合以上的條件，就直接刪除或是回復(fù)給寄件人，請(qǐng)求對(duì)方盡快回復(fù)以上的問(wèn)題。
經(jīng)過(guò)以上三個(gè)階段的步驟，你應(yīng)該可以成功的刪除90％的信件。
7、郵件內(nèi)容盡量精簡(jiǎn)，節(jié)省寫(xiě)信的時(shí)間并增加對(duì)方響應(yīng)的機(jī)會(huì)
“最容易閱讀、理解、與回復(fù)的信件，最吸引我的注意�！边@是詹森在進(jìn)行“追求簡(jiǎn)單”的研究計(jì)劃時(shí)，一位資深主管對(duì)于電子郵件使用習(xí)慣的回答。
每一個(gè)人的時(shí)間與注意力是有限的，電子郵件的內(nèi)容愈精簡(jiǎn)愈好，不僅可以節(jié)省自己的時(shí)間，更能吸引收件人的注意，提高響應(yīng)的機(jī)率，否則你的電子郵件就會(huì)成為對(duì)方90％的刪除名單之中。你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的訊息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對(duì)方的時(shí)間。
該怎么做呢？信件的文字必須限制在3×5英寸的空間范圍內(nèi)，大約是一張照片的大小。為什么是這樣的數(shù)字？因?yàn)閷?duì)于接收訊息的人來(lái)說(shuō)，這樣的空間可以讓他們?cè)?到3秒鐘的時(shí)間迅速瀏覽全部的內(nèi)容，不需要卷動(dòng)畫(huà)面。
你該如何利用這有限的空間寫(xiě)電子郵件的內(nèi)容？
——每一封電子郵件的內(nèi)容大約在8到12句的范圍內(nèi)。
——超過(guò)20個(gè)字就應(yīng)換行。
——如果超過(guò)3行必須空行。
8.當(dāng)沒(méi)有溝通的可能時(shí)，不要浪費(fèi)時(shí)間想要改變
主管對(duì)于你的意見(jiàn)通常會(huì)有以下5種可能的回答：
——完全同意：“我完全同意你的看法，也會(huì)全力的支持你�！�
——同意：“我并不是完全同意，但是我相信你的判斷�！�
——不置可否：“我不同意你的看法，原因是……不過(guò)很謝謝你的意見(jiàn)�！�
——不同意：“就照我的方法做。”
——完全不同意：“我絕不允許有這樣的想法，更不允許其它人有這樣的想法�！�
如果你發(fā)現(xiàn)，在溝通的過(guò)程中，主管的回答多半是前三種情況，就表示這個(gè)主管是可以溝通的，愿意接受別人的想法。如果多半屬于最后兩種的情況，就代表他是不容易溝通的人�？偸锹�(tīng)不進(jìn)別人的意見(jiàn)、沖動(dòng)做出決策、不愿意反省、只為了個(gè)人的利益或權(quán)力……不論你提出什么樣的想法或意見(jiàn)，每一次都是吃了閉門羹。
如果真的遇到這樣的主管，完全沒(méi)有溝通的可能時(shí)，這時(shí)候你就不必再浪費(fèi)時(shí)間或精神做無(wú)謂的溝通或是嘗試改變。這時(shí)你必須做出選擇，你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見(jiàn)做事；或是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問(wèn)題，無(wú)關(guān)乎好與壞。你可以有以下的做法：
——微笑點(diǎn)頭。你已經(jīng)決定不會(huì)將所有的精力投入在這家公司，只當(dāng)這是一份工作，做好份內(nèi)的事情就可以。這份工作不是你生活中非常重要的一部份，你寧愿花更多的時(shí)間在家庭或是自己的興趣上。
——尋求其它發(fā)聲管道。你仍然相信這家公司，也認(rèn)為這是不錯(cuò)的工作環(huán)境，只是遇到了不好的主管。所以你還希望再做一些努力：公司內(nèi)是否有其它的管道可以讓你的想法或是建議被公司其它的人或是更高階的主管聽(tīng)到，例如全體員工大會(huì)等。
——準(zhǔn)備轉(zhuǎn)換跑道。你已經(jīng)知道問(wèn)題是無(wú)法解決的，也許是這家公司不愿意解決，或是缺乏健全的制度與管道，這時(shí)你應(yīng)該當(dāng)機(jī)立斷，轉(zhuǎn)換新的環(huán)境。
9、只要取得信任，不需要反復(fù)的溝通，同樣可爭(zhēng)取到你要的資源
在經(jīng)營(yíng)成本的壓力下，要向公司爭(zhēng)取更多的資源，可不是一件簡(jiǎn)單的事情。尤其是碰到錢的問(wèn)題，事情似乎就變得復(fù)雜許多。即使經(jīng)過(guò)無(wú)數(shù)次的討論或是精確的計(jì)算，成功的機(jī)會(huì)卻是少之又少。
然而，多半時(shí)候，爭(zhēng)取預(yù)算成功與否并非僅是關(guān)于錢的問(wèn)題，它更是人際關(guān)系與信任的問(wèn)題。如果老板信任你可以真正解決問(wèn)題，為公司創(chuàng)造利益，自然而然可以得到你要的預(yù)算。但是如果他對(duì)你沒(méi)有足夠的信任，即使公司有再多的盈余或者只是爭(zhēng)取一小筆的預(yù)算，都很困難。
不要只看到錢的問(wèn)題，如果你一直陷入數(shù)字游戲當(dāng)中，情況對(duì)你永遠(yuǎn)是不利的。公司必須面對(duì)嚴(yán)酷的經(jīng)濟(jì)壓力，永遠(yuǎn)是希望可以用更少的錢，創(chuàng)造更多。
老板對(duì)你的信任來(lái)自于你解決問(wèn)題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問(wèn)題？
——無(wú)法依照原定計(jì)劃完成。
——無(wú)法掌控情況，對(duì)于未來(lái)感到不確定。
——希望員工能夠做得更多，減少更多的成本。
當(dāng)你在爭(zhēng)取預(yù)算時(shí)，必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問(wèn)題，作為你的說(shuō)服理由，這是最有效的。例如，“如果再增加兩個(gè)人，只需要6個(gè)星期，就可以按照預(yù)定計(jì)劃完成�！�
而且，不要只強(qiáng)調(diào)你的單位或是部門的需求，你爭(zhēng)取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問(wèn)題，達(dá)成目標(biāo)。所以，你的重點(diǎn)在于老板所擔(dān)心的問(wèn)題，而不是預(yù)算數(shù)字。
當(dāng)你第一次提出要求時(shí)，最重要的是讓老板了解你的提案，會(huì)議時(shí)間愈短愈好，最好不要超過(guò)15分鐘的時(shí)間。千萬(wàn)不要在第一次提案的時(shí)候就直接要求需要多少的預(yù)算，這樣通常不會(huì)有太高的成功機(jī)率。你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機(jī)會(huì)。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問(wèn)題，通常成功機(jī)會(huì)可高達(dá)八成以上。
10、專注工作本身，而不是績(jī)效評(píng)量的名目，才能真正有好的表現(xiàn)
績(jī)效評(píng)量本身立意良好，我們每一個(gè)人都應(yīng)該隨時(shí)知道自己的工作績(jī)效如何。只是多數(shù)企業(yè)的情況是，績(jī)效評(píng)量被過(guò)度操作，有各種不同的名目，還有復(fù)雜的計(jì)算。主管根本沒(méi)有足夠的時(shí)間做深入的評(píng)量，最后只是淪為數(shù)字游戲。
公司真正的目標(biāo)是擴(kuò)大控制、減少成本，績(jī)效評(píng)量的制度讓公司有合法的借口可以開(kāi)除不適任的員工。員工為了保住工作，只想著該怎么讓自己的成績(jī)好看一些。
事實(shí)上，你根本不必把精神花費(fèi)在這些數(shù)字游戲上，不要因?yàn)楣窘裉煲u(píng)量外語(yǔ)能力，所以你開(kāi)始自費(fèi)上課惡補(bǔ)；某一天公司決定加入提案企劃能力的考核項(xiàng)目，你又開(kāi)始煩惱該怎么辦。這樣只會(huì)讓你疲于奔命，結(jié)果卻適得其反。
要有好的績(jī)效，你的出發(fā)點(diǎn)是工作本身，而非績(jī)效評(píng)量。你只要想到以下的問(wèn)題：該怎么把這件事情做好？你必須加強(qiáng)自己哪方面的能力？當(dāng)你順利完成目標(biāo)、有了具體的成果，自然會(huì)有好的評(píng)量結(jié)果。你要做的只有以下兩件事情：
——至少每個(gè)月詢問(wèn)你的主管：“我做得如何？”盡量提出具體的問(wèn)題，例如“老板對(duì)于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見(jiàn)？”“我想會(huì)議流程非常順暢，你認(rèn)為還有地方要改進(jìn)的嗎？”
你應(yīng)該隨時(shí)和主管溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每年一次的績(jī)效評(píng)量，這樣你可以事先知道自己的缺點(diǎn)在哪，及時(shí)做出改正，同時(shí)也可以了解主管的期望。
——至少每個(gè)月詢問(wèn)：“原先的工作安排有沒(méi)有必要調(diào)整？”也許你的目標(biāo)是在年初，甚至是前一年年底所訂下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設(shè)定的目標(biāo)勢(shì)必要做出調(diào)整，所以應(yīng)該隨時(shí)確認(rèn)最優(yōu)先的目標(biāo)是哪些。
當(dāng)你做到以上兩件事情，便可以隨時(shí)了解自己的工作績(jī)效，以及確認(rèn)自己是在處理應(yīng)優(yōu)先完成的事項(xiàng)，自然可以達(dá)成。