發(fā)布時(shí)間：2013-09-16 09:54:06
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吳小姐畢業(yè)于北京外語學(xué)院，三年前到了一家外資公司做秘書。在這家公司，吳小姐因?yàn)槌錾墓ぷ髂芰蜏贤记桑啻伪惶嵘�，現(xiàn)在吳小姐已經(jīng)成為公司的首席秘書了。
主意還得領(lǐng)導(dǎo)拿 切不可越俎代庖
吳小姐認(rèn)為，經(jīng)常代替老板行使職權(quán)，往往會(huì)使秘書不能正確評(píng)價(jià)自己，以為自己和領(lǐng)導(dǎo)握有同樣大的權(quán)利，這是秘書成長道路上最可怕的陷阱。
一天，吳小姐所在公司的經(jīng)理突然收到一封非常無禮的信，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖地將吳小姐叫到自己的辦公室，叫秘書記錄自己口述的回信：我沒有想到會(huì)收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長時(shí)間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切業(yè)務(wù)，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾！然后，經(jīng)理讓吳小姐立即將信打印寄走。
當(dāng)天快下班的時(shí)候，吳小姐將打印出來的信遞給已心平氣和的經(jīng)理：“經(jīng)理，可以將信寄走嗎？”
這封充滿火藥味的信自然沒有發(fā)走，因?yàn)閰切〗愕穆斆鳎构就炀攘艘粋�(gè)大客戶。吳小姐說，經(jīng)理也是人，也有喜怒哀樂，也有不能自制的時(shí)候。當(dāng)他的感情一旦平淡下來，必然會(huì)自我反省。在這個(gè)時(shí)候，秘書把打印出來的信交給經(jīng)理征求他的意見，實(shí)際上就是給經(jīng)理創(chuàng)造一次重新決策的機(jī)會(huì)。如果當(dāng)時(shí)我向經(jīng)理指出他的過火行為，那是非常錯(cuò)誤的。吳小姐解釋，作為一個(gè)公司的領(lǐng)導(dǎo)人，經(jīng)理有自己思考問題的角度和方式，他必須經(jīng)常權(quán)衡與各方面的關(guān)系和利益問題，因此也必然包括與這家代理商之間的利益關(guān)系。他提出中止與這家代理商之間的關(guān)系，也許并非出于一時(shí)之怒，只不過是那家無禮的來信充當(dāng)了導(dǎo)火索而已；當(dāng)然也有可能的確是經(jīng)理一時(shí)之怒，中止與對(duì)方的來往僅僅是說說而已。在不明白經(jīng)理的真實(shí)想法之前，秘書絕對(duì)不能越俎代庖，替經(jīng)理做主，秘書作為經(jīng)理的助手既不是經(jīng)理的政策的制定者，也不是最后的決策人。
管理好時(shí)間是關(guān)鍵 千萬別勞而無功
秘書在工作中必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)那種嚴(yán)格的規(guī)章制度�，F(xiàn)代企業(yè)的時(shí)間觀念是很強(qiáng)的，許多新入行的秘書開始都很難適應(yīng)雇主那種分秒必爭、刻板嚴(yán)格的要求，許多人對(duì)上司為其耽誤了幾分種而大發(fā)雷霆感到不解，有的人認(rèn)為老板因?yàn)槊貢⒄`了一個(gè)約會(huì)就炒人魷魚純屬小題大做。
某大公司人力資源總監(jiān)張先生說：老板對(duì)某些秘書在工作中的拖沓、松懈、低效的工作作風(fēng)確實(shí)感到難以容忍。他們需要的是工作井井有條、在辦公室一呼即應(yīng)的秘書；是在工作緊張的時(shí)候能自覺自愿地加班加點(diǎn)而毫無怨言的秘書；是一個(gè)用腦多于用手、善于管理時(shí)間，而不是整天忙忙碌碌、窮于應(yīng)付而毫無成就感的秘書。
小麗是某駐華商社的辦公室秘書，在她的辦公場所，人們總是看到滿目狼藉、一片繁忙的景象，她常常在一摞摞的文件中不斷地翻來找去，她的抽屜里總是堆放著滿滿的文件，她總是穿梭在辦公桌與文件箱這不算短的路途之間。當(dāng)老板要調(diào)看文件時(shí)，她又發(fā)現(xiàn)該保存好的文件又沒了蹤影，明明可以讓對(duì)方再電傳來一份，她卻愿意“不辭辛苦”地跑上幾個(gè)小時(shí)去取。翻譯文件時(shí)，經(jīng)常需要查閱一些參考書，可是她的工具書卻又總是不在手邊，使得她又常常把工作帶回家熬夜加班。她的辦公用品鋼筆、鉛筆、便箋紙、訂書器總是到用時(shí)就發(fā)現(xiàn)不在應(yīng)有的地方或不夠用。
與她共事的人都對(duì)她的依賴、磨蹭、缺乏辦事的條理感到頭疼，但是別人的監(jiān)督、催促對(duì)于她根深蒂固的陋習(xí)來說絲毫不起作用，常常是事倍功半。最后的結(jié)果可想而知，小麗被炒了魷魚。
把忙碌分出層次 最忌諱因小失大
中國人民大學(xué)行政學(xué)院副院長趙國俊教授認(rèn)為，快節(jié)奏、高效率是秘書工作的一個(gè)基本原則，新時(shí)期辦公室的工作面臨的問題復(fù)雜而又隨機(jī)，秘書人員常感到忙忙碌碌事情仍做不完，總感到時(shí)間不夠用。趙教授認(rèn)為，學(xué)會(huì)合理地、科學(xué)地安排和管理時(shí)間是提高秘書人員工作效率的有效途徑。
小勇是某私企經(jīng)理的助理秘書，幾年來，他勤奮努力，事必躬親，卻發(fā)現(xiàn)他總被一些瑣事包圍著。他生性優(yōu)柔寡斷，一件事，他總是掂量來掂量去，想出好多種結(jié)果，生怕引人不快。對(duì)一些重要又不太懂的事，他總是采取逃避的態(tài)度，非拖到不能再拖的時(shí)候，才動(dòng)手去處理，結(jié)果卻因時(shí)間倉促，常常草草了事。一次老板出差，讓他起草一份在董事會(huì)上的發(fā)言報(bào)告。他想時(shí)間還有一周，不必著急，于是摩拳擦掌地決心好好給老板露一手。其后的幾天，他忙于完成另外的幾件事：寄了幾封信，發(fā)了幾份傳真，打了幾個(gè)無關(guān)緊要的電話，給老板的一位朋友買了一束鮮花去賀他的開業(yè)之喜，又和自己的幾個(gè)朋友小聚了一兩次。突然一天上班之時(shí)，想到老板明天就要回來了，可是他要的報(bào)告還未見一字。本打算全力以赴完成報(bào)告，可是已安排了一個(gè)預(yù)約接待，一談就是半天，下午又要安排去機(jī)場接老板的事，然后又被別的部門叫去協(xié)商安排明天的會(huì)議，終于把一切安排妥當(dāng)，此時(shí)，也就到了下班時(shí)間，于是決定回家加班。吃過飯，電視里又有一場精彩的足球賽，終于忍不住把球賽看完，此時(shí)已是晚上11點(diǎn)，剛寫了開頭，又發(fā)現(xiàn)一些文件忘了拿回來了，只好第二天趕早到辦公室寫出報(bào)告的后半部分。
結(jié)果，一份轟轟烈烈、一鳴驚人的報(bào)告變成了一份毫無特色、草草而就的文件。小勇常常想不通，為什么自己幾年來一直兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干但工作起色不大，而且職位升遷很慢。