發(fā)布時間：2013-07-19 09:16:14
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何為公文筐測評
公文筐測評也稱文件處理測試、籃中訓練法（In-basket），是評價中心技術中最常用的技術之一。具體是指在人才選拔面試環(huán)節(jié)，為被評價者模擬一個該職位的正常工作場景，即提供一批該崗位經(jīng)常需要處理的文件，要求被評價者以假定的崗位身份，在規(guī)定條件下完成指定文件的處理，并且以書面或口頭的方式解釋說明處理理由，做出一個公文處理報告。規(guī)定的條件一般是假設的比較緊迫、獨立、困難的條件，比如要求在2小時的緊張時間內(nèi)處理30份文件，且提供信息有限，獨立無援，工作環(huán)境陌生。測評一般會有2-3名主考官旁觀測試全程，評閱其文件批復和工作小結。如果主考官還想深入了解其中某些內(nèi)容，還可以再進一步與被測試者約談個別題目內(nèi)容，之后主考官對被測試者的各項能力素質(zhì)給予評分，并做出總體結論和建議。
在國外，公文筐測評用于政府機構公務人員、工商企業(yè)中高級管理人員的招聘篩選已有近60年的歷史了。二戰(zhàn)前后這種人才測評技術就已經(jīng)被德國、英國、美國、澳大利亞和加拿大等國開始用于中高級軍事人才的選拔。后來英國率先將其應用于非軍事目的，逐步改良使其適于公務員行政管理才能的衡量測評。而今，在西方國家公文筐測評已經(jīng)發(fā)展成最為流行的一種人事測評方法之一。而這項技術在中國，也已開始應用在國家黨政機關公務人員、企業(yè)管理人員的招聘、選拔中，但總體而言，仍處于試驗期，存在應用技術研究薄弱、應用實踐案例缺乏、情景模擬效果不佳等問題，有待進一步的研究發(fā)展、實踐完善和推廣應用。
要保證測評過程的有效性，首先就要對所評測職位的工作職責作清晰的界定，這也是公文筐測評設計的出發(fā)點；其次要對該崗位所需能力素質(zhì)進行分析；然后是進行測評試題的設計；做好這些之后才能實施測評。下面我們將根據(jù)一個公司的招聘案例，談談公文筐測評通常都可以測評哪些能力素質(zhì)以及測評試題如何設計。
公文筐測試能考察哪些能力素質(zhì)
北京大誠國際工程公司（化名）欲招聘一名綜合管理部分管人力資源的副經(jīng)理，按照公司的招聘制度，需要經(jīng)過“四筆三面”的多個測評環(huán)節(jié)，其中就選擇了公文筐測評環(huán)節(jié)對應聘者進行甄別篩選。那么該公司希望用公文筐測評考察應聘者的哪些素質(zhì)呢？
通過工作分析和能力素質(zhì)模型的建立，可以確定公文筐測評的要素方向，需要測評哪些能力要素，各種要素應占多大權重等。經(jīng)過分析，大誠公司測評綜合管理部副經(jīng)理崗位候選人所需的能力素質(zhì)及其描述和權重如下頁表格所示。
由于公文筐測評是情景模擬測試，通常來說通過測評可以比較容易地看出應聘者處理實際問題的能力、分析能力、決策能力、規(guī)劃能力、組織協(xié)調(diào)能力、表達溝通能力以及創(chuàng)新能力等，尤其是實戰(zhàn)經(jīng)驗和應急能力會在整個測評過程中一覽無余。比如，待處理公文中有輕重緩急、處理權限之分，有的必須馬上處理，有的必須請示上級，有的可以批轉(zhuǎn)給下級，有的需要批復后跟進落實，有的完成期限較靠后，可以暫緩處理，但牽扯多個部門的需要綜合考慮其他部門的工作配合。從測試的情況看，大多數(shù)應聘者接到測評公文后會感到巨大的壓力和困難。有的應聘者手腳忙亂、焦頭爛額，整理不出頭緒，干脆退出；有的明顯經(jīng)驗不足，舉棋不定，躊躇徘徊不知從何處下手；有的只說出了問題但點到為止，拿不出措施，點不到問題關鍵，解決不了問題；有的鎮(zhèn)定自若，舉重若輕，快刀斬亂麻，應付自如，表現(xiàn)出較好的管理才能。
怎樣設計公文筐測評試題
明確了我們所需要測評的能力要素以及能力素質(zhì)的表現(xiàn)特征之后，就可以開始進行公文筐測試試題的設計了。一般可以按照以下幾個步驟進行。
測試問題的設計
公文筐測試試題設計首先是設置測試的主題方向，在進行設計之前需建立一個多項細目表，以整體勾畫出公文筐測試的主題設計思路。一般來說，在多項細目表中，必須考慮到公文的重要性、緊迫性，公文的形式、內(nèi)容，公文所涉及的要素等多項指標。
大誠公司招聘的這個職位，重點測試其對人力資源管理和綜合事務的處理能力，所測試的主題有以下八個方面。
1. 人力資源管理制度設計與運行中常見的問題與對策；
2. 辦公文秘日常管理活動中常見的典型問題及解決方法；
3. 在員工招聘中可能出現(xiàn)的問題及解決方法；
4. 在員工培訓與職業(yè)技能開發(fā)中遇到的典型問題及處理；
5. 員工績效管理體系設計與實際運行中的問題與對策；
6. 員工薪酬管理體系設計與實際運行中的問題與對策；
7. 員工勞動關系的確立、解除、終止中的問題與對策；
8. 因勞動關系引發(fā)的重大突發(fā)群體性事件或個案處理。
公文收集
圍繞著測試主題，測評設計者可以到相關部門為每一個課題主題收集典型公文、典型事件。在公文的收集過程中，需要注意四個方面：
一是注意與測試主題的符合性，一定要緊扣測試主題來設計相應的問題。比如可以涉及人事資金調(diào)配、目標溝通、信息統(tǒng)計和審查、合同條款審查、流程優(yōu)化、制度執(zhí)行、突發(fā)事件處理等諸多日常管理方面。
二是公文的形式要盡量多樣性，例如法規(guī)性公文、指揮性公文、知照性公文、報請性公文、記錄性公文等，或者電話記錄、上級指示、商務信函、電子郵件、客戶投訴記錄、合理化建議、財務報表等多種形式，一定要根據(jù)被測試者崗位經(jīng)常會遇到的各種典型問題和難題而設計。
三是注意每一主題公文的數(shù)量比重，以免考察偏頗。
四是注意設置測試問題的難度輕重，不能過于刁難，也不能太容易，要根據(jù)實際工作中可能會出現(xiàn)的難題來設計。
測試卷設計
測試卷包括情境導引語、測試要求、答題紙等。大誠公司該職位的公文筐測試卷如下：
其中需要處理的一個公文為一封下屬發(fā)來的郵件，示例如下：
××經(jīng)理：
您好！最近我在工作中遇到了一個麻煩。上次我與我的兩位得力助手共同成功地完成了一項您交給的重大項目后，您在對我們的工作進行評價時，僅僅肯定了我的貢獻，并給予我一個出國培訓的機會。在我出國回來后的最近一段時間里，這兩位助手和我的關系就變得微妙起來，工作的開展也明顯受到影響。這樣拖下去肯定不是一個辦法。您看我該怎樣處理這個問題？
評分標準的確定
為了減少主考官主觀因素的影響，盡量使評分標準做到客觀、詳細�？梢愿鶕�(jù)確定的測驗內(nèi)容，設定相應的評分標準。大誠公司的評分標準分為優(yōu)、良、中、差四級。例如綜合分析能力的評價等級及釋義為：
優(yōu)：能夠準確認識到公文之間有無聯(lián)系，并能根據(jù)公文之間的聯(lián)系來處理問題。
良：能夠較為準確認識到公文之間有無聯(lián)系，并能根據(jù)公文之間的聯(lián)系來處理問題。
中：能準確認識到公文之間有一定的聯(lián)系，但不能根據(jù)公文之間的聯(lián)系來處理問題。
差：不能夠認識到公文之間的聯(lián)系，也不能根據(jù)公文之間的聯(lián)系來處理問題。
上述案例是一個完整的用公文筐法測評能力素質(zhì)的過程，運用該方法評測的能力維度較多，一般適用于高級管理或技術人員的測評，測評試題的設計和評測過程是最為關鍵的環(huán)節(jié)，必須基于主考官對該職位崗位職責及能力模型的充分了解和認知，以及測評主考官對測評過程的精確把握，才能保證測評過程和結果的有效性。
答題提示：今天是2012年3月20日，恭喜你成功獲得機會在從現(xiàn)在開始的2小時內(nèi)擔任A公司綜合管理部的副經(jīng)理，請在此期間準確履行該崗位的工作職責，處理相關文件，協(xié)調(diào)相關工作，提出工作改善建議。
由于該部門正職田經(jīng)理今日因公外出，他已授權在他外出的兩小時內(nèi)由你暫時代理本部門工作。A公司是一家國有控股的工程有限公司，其綜合管理部主要承擔著在京集團總部的包括行政后勤、辦公文秘、人力資源和社保福利、工程資質(zhì)、黨群和企業(yè)文化等綜合管理職責。
現(xiàn)在是上午9點鐘上班開始，下屬已將你今日需要處理的文件整理好放在了辦公臺面上。文件的順序是隨機排列的，其先后順序沒有任何意義，你需要自己去排序處理。你必須在兩小時內(nèi)閱完所有30份文件并作出批示。并且在這兩小時里，你可能會隨時被來訪人員和審批事項所打斷。另外由于其他中層干部都正在一個重要會議中而不能被打擾，你無法征詢其他部門的意見，所以，需要你以文件批復、工作備忘錄、便條、溝通郵件、請示報告等形式將所有文件所有事項的處理意見、建議和落實措施以書面形式做出，最后交給下屬辦理。
兩小時結束后，請你用一小時時間撰寫一份工作小結對各項事務的處理理由進行闡述。好了，可以開始工作了，祝你一切順利。